Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone występuje w dwóch postaciach: indywidualna (gdy mienie powierzono jednemu pracownikowi) i wspólna (gdy powierzono mienie co najmniej dwóm pracownikom na podstawie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej). W artykule 124 k.p § 1 czytamy, że pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Konstrukcja prawna tej regulacji pozwala wysnuć wniosek, iż odpowiedzialność pracownika wyraża się w jego pełnej odpowiedzialności za powstałą szkodę, a także domniemaniu winy pracownika. Obowiązek zwrotu mienia dotyczy rzeczy oznaczonych co do tożsamości, np. laptopa, telefonu komórkowego, samochodu, narzędzi czy ubioru, natomiast obowiązek wyliczenia się z mienia dotyczy rzeczy oznaczonych co do gatunku, np. pieniędzy, znaczków pocztowych, jabłek.

Przesłanki odpowiedzialności

Warunkiem odpowiedzialności pracownika jest prawidłowe powierzenie mienia. Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi obejrzenie rzeczy, sprawdzenie, w jakim stanie jest powierzane mu mienie (stan ilościowy i jakościowy). Istotne jest, by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie, mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania go w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie w odpowiednim terminie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się – pracownik ma obowiązek zwrócić rzecz (np. ubranie robocze, narzędzia) lub wyliczyć się z powierzonego mienia (np. gdy zostały mu powierzone pieniądze na zakup towaru, jest obowiązany dostarczyć pracodawcy zakupiony towar). Aby odpowiedzialność pracownika za szkodę w mieniu powierzonym mogła zaistnieć, muszą powstać ku temu odpowiednie przesłanki. Są nimi: prawidłowe powierzenie mienia i powstanie szkody, czyli nierozliczenie się lub niezwrócenie mienia. Powierzenie mienia następuje w dwóch przypadkach: – gdy pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną, np. w magazynie lub sklepie – tutaj oprócz zawarcia umowy o pracę zawiera się z pracownikiem umowę o przyjęcie odpowiedzialności materialnej, a także potwierdza się mienie faktycznie przejęte przez pracownika (jego ilość i jakość); – gdy pracownik nie jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną – w tym przypadku piecza nad mieniem wynika z faktu realizowania podstawowych zadań pracownika, np. obowiązku zwrócenia odzieży ochronnej, gdy ustaje stosunek pracy. Podkreślenia wymaga, że odpowiedzialność materialna pracownika za mienie powierzone indywidualnie następuje po spełnieniu warunków uzasadniających taką odpowiedzialność, a także po przeprowadzeniu inwentaryzacji. Pracownik ponosi odpowiedzialność dopiero od chwili prawidłowego powierzenia mu mienia w warunkach, które umożliwiają nadzór nad tym mieniem. Złożenie przez pracownika podpisu pod oświadczeniem o ponoszeniu tej odpowiedzialności nie decyduje o jej zaistnieniu, jeśli nie dojdzie do prawidłowego powierzenia mu mienia. Fakt złożenia podpisu w oświadczeniu ma znaczenie wyłącznie dowodowe1 . Przy odpowiedzialności za mienie powierzone nie ma zastosowania art. 116 k.p. Przepis ten stwierdza bowiem, że pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Zawsze istnieje domniemanie winy pracownika. Pracodawca jest zobowiązany jedynie do wykazania, że powierzył pracownikowi mienie w sposób prawidłowy oraz że powstała w tym mieniu szkoda i w jakiej wysokości, natomiast pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Cechą charakteryzującą odpowiedzialność za szkody w powierzonym mieniu jest fakt ponoszenia przez pracownika pełnej odpowiedzialności za powstałą szkodę oraz domniemanie jego winy. W literaturze prawa pracy oraz w orzecznictwie sądowym podnosi się, iż pełna odpowiedzialność dotyczy zarówno rzeczywistej straty (damnum emergens), jak i utraconych korzyści (lucrum cessans). Te dwa elementy składowe wyrażają istotę pełnej odpowiedzialności, która znajduje zastosowanie nie tylko w przepisach prawa pracy. Z kolei domniemanie winy pracownika oznacza w praktyce brak obowiązku udowadniania przez pracodawcę, że szkoda powstała z winy pracownika oraz że jest wynikiem niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku zwrotu lub wyliczenia się z powierzonego mienia. W tym zakresie przyjmuje się domniemanie, że brak zwrotu lub wyliczenia się nastąpił z winy pracownika. Na nim zaś spoczywa ciężar wykazania, że niedobór powstał z przyczyn od niego niezależnych, np. pracodawca nie zapewnił odpowiedniego zabezpieczenia mienia, wskutek działań osób trzecich (w tym innych pracowników), którym nie można było zapobiec (np. kradzież), z przyczyn losowych.

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do powstania lub zwiększenia szkody. Pracownik nie odpowiada również za szkody, jeżeli działał w granicach dopuszczalnego ryzyka. Aby przypisać pracownikowi odpowiedzialność za powierzone mienie, mię dzy naruszeniem obowiązku zwrotu lub wyliczenia się a szkodą musi występować związek przyczynowy, co oznacza, że wyrządzona szkoda jest normalnym (typowym) następstwem niedopełnienia tego obowiązku.

Sytuacje szczególne

Jeżeli szkoda w mieniu pracodawcy powstała na skutek kradzieży dokonanej przez osobę trzecią, a pracownik nie przyczynił się do jej powstania lub zwiększenia poprzez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku dbałości o mienie pracodawcy, a tym samym nie można przypisać mu winy, nie ma podstaw do ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności materialnej z tego tytułu. Przykładowo, pracownik został zatrudniony na stanowisku kierownika magazynu. Pracodawca powierzył mu składowane tam komputery i telefony, nie zabezpieczył jednak właściwie dostępu do towaru. W magazynie nie było zabezpieczeń, a klucze do niego dostawali po godzinach pracy także ochroniarze. W takim przypadku pracownik może uchylić się od odpowiedzialności albo dochodzić obniżenia odszkodowania. Pracownik co do zasady odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w powierzonym mieniu, czyli płaci odszkodowanie w pełnej wysokości, istnieją jednak odstępstwa od tej reguły. Otóż wysokość odszkodowania może być zmniejszona, jeśli jest to uzasadnione ze względu na zasady współżycia społecznego. Obniżając odszkodowanie, uwzględnia się stopień utrudnienia w sprawowaniu nadzoru nad powierzonym mieniem, a także rodzaj zaniedbań, rozmiar szkody, stopień winy pracownika, jego dotychczasowe wyniki w pracy, sytuację osobistą i majątkową. Wysokość odszkodowania ustala pracodawca po wysłuchaniu pracownika i zasięgnięciu opinii organizacji związkowej reprezentującej pracownika. Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem ugodę, w której wysokość odszkodowania zostanie zmniejszona. Należy uwzględnić wszystkie okoliczności sprawy, w szczególności stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do obowiązków. Wysokość odszkodowania może zmniejszyć również ugoda sądowa lub orzeczenie sądu. Najczęściej ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik obala domniemanie winy, dowodząc, że pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do powstania szkody. Wtedy odpowiedzialność pracownika obejmuje jedynie określony procent szkody. Podsumowując, pracownik odpowiada za szkody w mieniu powierzonym w pełnej wysokości, jednak ze względu na szczególne okoliczności faktyczne odszkodowanie może zostać obniżone.

Łączne powierzenie mienia

Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności (art. 125 k.p. § 1). Aby skutecznie zawrzeć umowę o wspólnej odpowiedzialności, a następnie dochodzić wyrównania powstałych szkód, musi być spełniony szereg warunków. Przede wszystkim pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza określonego progu. I tak, przy pracy na jedną zmianę liczba pracowników nie może przekraczać 8 osób, przy pracy na dwie zmiany — 12 osób, a przy pracy na trzy zmiany — 16 osób. W zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia wyrażają zgodę na przyjęcie odpowiedzialności materialnej. Umowa ta obowiązuje także w stosunku do nowego pracodawcy, przejmującego zakład pracy lub jego część na podstawie art. 231 k.p.2 Natomiast niezawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu pracowników objętych taką umową uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie. Zatem każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną wymaga zawarcia nowej umowy. Wprowadzenie takiej odpowiedzialności ma charakter fakultatywny. Do jej powstania nie wystarcza zawarcie pisemnej umowy o współodpowiedzialności materialnej, konieczne jest także łączne powierzenie mienia. Powinno nastąpić w taki sposób, aby pracownicy weszli w jego rzeczywiste posiadanie, mogli nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem.

Składniki mienia, do których dostęp ma niekontrolowany krąg podmiotów, nie mogą być skutecznie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub dokonania rozliczenia. Zasadą jest bowiem, że dostęp do mienia mają tylko pracownicy objęci umową o wspólnej odpowiedzialności. Dlatego ważne jest zabezpieczenie miejsca, w którym znajduje się powierzone mienie, przed dostępem osób nieuprawnionych. Jeżeli będą miały do niego dostęp osoby spoza kręgu uprawnionych, pracodawca nie będzie mógł skutecznie dochodzić odszkodowania.

Inne osoby (poza pracownikami objętymi umową) mogą mieć (np. ubranie robocze, narzędzia) lub wyliczyć się z powierzonego mienia (np. gdy zostały mu powierzone pieniądze na zakup towaru, jest obowiązany dostarczyć pracodawcy zakupiony towar). Aby odpowiedzialność pracownika za szkodę w mieniu powierzonym mogła zaistnieć, muszą powstać ku temu odpowiednie przesłanki. Są nimi: prawidłowe powierzenie mienia i powstanie szkody, czyli nierozliczenie się lub niezwrócenie mienia. Powierzenie mienia następuje w dwóch przypadkach: – gdy pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną, np. w magazynie lub sklepie – tutaj oprócz zawarcia umowy o pracę zawiera się z pracownikiem umowę o przyjęcie odpowiedzialności materialnej, a także potwierdza się mienie faktycznie przejęte przez pracownika (jego ilość i jakość); – gdy pracownik nie jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną – w tym przypadku piecza nad mieniem wynika z faktu realizowania podstawowych zadań pracownika, np. obowiązku zwrócenia odzieży ochronnej, gdy ustaje stosunek pracy. Podkreślenia wymaga, że odpowiedzialność materialna pracownika za mienie powierzone indywidualnie następuje po spełnieniu warunków uzasadniających taką odpowiedzialność, a także po przeprowadzeniu inwentaryzacji. Pracownik ponosi odpowiedzialność dopiero od chwili prawidłowego powierzenia mu mienia w warunkach, które umożliwiają nadzór nad tym mieniem. Złożenie przez pracownika podpisu pod oświadczeniem o ponoszeniu tej odpowiedzialności nie decyduje o jej zaistnieniu, jeśli nie dojdzie do prawidłowego powierzenia mu mienia. Fakt złożenia podpisu w oświadczeniu ma znaczenie wyłącznie dowodowe.

Przy odpowiedzialności za mienie powierzone nie ma zastosowania art. 116 k.p. Przepis ten stwierdza bowiem, że pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Zawsze istnieje domniemanie winy pracownika. Pracodawca jest zobowiązany jedynie do wykazania, że powierzył pracownikowi mienie w sposób prawidłowy oraz że powstała w tym mieniu szkoda i w jakiej wysokości, natomiast pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Cechą charakteryzującą odpowiedzialność za szkody w powierzonym mieniu jest fakt ponoszenia przez pracownika pełnej odpowiedzialności za powstałą szkodę oraz domniemanie jego winy.

W literaturze prawa pracy oraz w orzecznictwie sądowym podnosi się, iż pełna odpowiedzialność dotyczy zarówno rzeczywistej straty (damnum emergens), jak i utraconych korzyści (lucrum cessans). Te dwa elementy składowe wyrażają istotę pełnej odpowiedzialności, która znajduje zastosowanie nie tylko w przepisach prawa pracy. Z kolei domniemanie winy pracownika oznacza w praktyce brak obowiązku udowadniania przez pracodawcę, że szkoda powstała z winy pracownika oraz że jest wynikiem niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku zwrotu lub wyliczenia się z powierzonego mienia. W tym zakresie przyjmuje się domniemanie, że brak zwrotu lub wyliczenia się nastąpił z winy pracownika. Na nim zaś spoczywa ciężar wykazania, że niedobór powstał z przyczyn od niego niezależnych, np. pracodawca nie zapewnił odpowiedniego zabezpieczenia mienia, wskutek działań osób trzecich (w tym innych pracowników), którym nie można było zapobiec (np. kradzież), z przyczyn losowych. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do powstania lub zwiększenia szkody. Pracownik nie odpowiada również za szkody, jeżeli działał w granicach dopuszczalnego ryzyka. Aby przypisać pracownikowi odpowiedzialność za powierzone mienie, mię8 IP 5/2023 IP 5/2023 9 Prawo jedynie sporadyczny dostęp do mienia i tylko za pisemną zgodą tych pracowników, przy czym zgoda ta może być cofnięta. Mogą one wykonywać pracę lub określone czynności w miejscu powierzenia mienia. Są to osoby wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem, wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony, nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji, pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji, a także osoby odbywające praktykę zawodową. Nie wlicza się ich do liczby osób zatrudnionych (warunkującej możliwość zawarcia umowy).

Pod pracowniczą kontrolą

Pracownicy objęci tą umową mają prawo udziału w inwentaryzacji podczas przejmowania mienia i przy jego rozliczaniu, mogą też uczestniczyć w przyjmowaniu i wydawaniu poszczególnych partii towarów oraz mają prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy. Co więcej, warunkiem odpowiedzialności wspólnej jest powierzenie stosownych składników majątkowych pracownikom w sposób umożliwiający wzięcie przez nich udziału w inwentaryzacji i zgłoszenie ewentualnych zarzutów4 . Trzeba bowiem zaznaczyć, że powierzenie mienia bez sporządzenia spisu z natury uniemożliwia chociażby ustalenie wysokości poniesionej szkody, gdyż w takiej sytuacji brak jest udokumentowania składników mienia i jego wartości. Inwentaryzacja przeprowadzana jest przy każdej zmianie personalnej w zespole, po wypowiedzeniu umowy przez pracownika, w razie zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji, a także w razie przedłużenia się nieobecności pracownika ponad okres ustalony w umowie. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. W razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Jest to konieczny składnik umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, bez którego nie dochodzi w ogóle do jej zawarcia. Jeżeli jednak wysokości, do której odpowiada wspólnie odpowiedzialny, nie da się stwierdzić, wchodzi w rachubę domniemanie części równych5 Koniecznym elementem takiej umowy jest także ustalenie okresu, w ciągu którego nieobecność pracownika nie ma wpływu na zakres jego odpowiedzialności oraz pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność. Co ciekawe, wyrażenie przez pracownika w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji, jest nieważne6 . Brakuje bowiem wówczas m.in. ustaleń w przedmiocie odpowiedzialności ewentualnych sprawców szkody, którzy powinni odpowiadać za nią stosownie do stopnia sprawstwa. Pracownik, który wyrządził szkodę w mieniu powierzonym, ale nie wskutek niewyliczenia się z tego mienia, lecz w inny nieumyślny sposób (przez dopuszczenie do zniszczenia rzeczy lub obniżenia jej wartości), obowiązany jest uiścić odszkodowanie według zasad ogólnych o odpowiedzialności materialnej pracowników. Wykonanie obowiązku zwrotu mienia lub wyliczenia się polega bowiem (zgodnie z poglądami orzecznictwa) na ilościowym, a nie jakościowym oddaniu określonych przedmiotów.

Paweł Nowak, młodszy inspektor pracy, OIP Katowice, O/Zawiercie 10 IP 5/2023

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn. Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 663). Przypisy: 1. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 grudnia 1981 r. (IV PR 350/81). 2. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 15 maja 1992 r. (sygn. akt I PZP 28/92). 3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 551/02). 4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 1976 r. (sygn. akt IV PR 395/75). 5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 kwietnia 1974 r. (sygn. akt I PR 465/73). 6. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 4 października 1994 r. (sygn. akt I PZP 41/94). 7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 stycznia 1975 r. (sygn. akt I PR 189/74).

\