Monitoring pracowników
Czy pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zainstalowaniu monitoringu (kamer przemysłowych) i czy może system ten wykorzystywać do sprawdzania wykonywania postanowień regulaminu pracy?
Stosowanie kamer przemysłowych jest coraz powszechniejsze w różnych obiektach zarówno publicznych, jak i prywatnych. Pracodawcy instalują je w różnych celach - przede wszystkim dla celów bezpieczeństwa, w tym dla zapobieżenia kradzieżom czy dla nadzorowania pracowników. Nadzorowanie pracowników za pomocą systemów monitoringu wywołuje szereg kontrowersji ze względu na brak jednoznacznych i szczegółowych przepisów prawa w tej materii.
Regulacje o charakterze ogólnym w tym przedmiocie zawiera art. 111 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Katalog dóbr osobistych człowieka, do których zalicza się między innymi wizerunek zawiera art. 23 Kodeksu cywilnego.
Zgodnie z dominującymi poglądami doktryny, wypracowanymi w oparciu o wykładnię obowiązujących przepisów prawa pracy i prawa cywilnego wskazać należy, iż monitorowanie pracowników w zakładzie pracy jest prawnie dopuszczalne, ale pod pewnymi warunkami. Wykorzystując kamery przemysłowe pracodawca powinien bowiem wziąć pod uwagę następujące ograniczenia i reguły:
- nie można instalować kamer w miejscach, gdzie pracownik czy inna osoba (np. klient) może zasadnie oczekiwać zachowania swojej prywatności, np. w przebieralniach, toaletach, itp.;
- o monitorowaniu należy uprzedzić osoby, które mogą znaleźć się w jego zasięgu. W szczególności pracownik powinien wiedzieć, jakie miejsca są monitorowane;
- dokonane zapisy powinny być przechowywane jedynie przez czas niezbędny dla celów monitorowania (np. stwierdzenia kradzieży) i w warunkach zabezpieczających je przed dostępem osób niepowołanych.
Brak jest przepisów normujących monitorowanie za pomocą kamer przemysłowych przestrzegania przez pracowników postanowień regulaminu pracy. Kwestia ta jest dyskusyjna. Na poparcie tezy, iż takie działanie pracodawcy może być uznane za nieusprawiedliwione należy przywołać opinię z 11. 02. 2004 r. unijnej Grupy Roboczej do spraw Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z którą monitorowanie pracowników za pomocą kamer w celu sprawdzenia jakości i ilości wykonywanej przez nich pracy powinno być co do zasady niedopuszczalne w przeciwieństwie do monitorowania dla celów bezpieczeństwa. Niemniej opinia ta nie jest źródłem prawa. Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Arkadiusza Lacha zawartym w opinii: „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy” (MOPR/2004/10) monitorowanie pracowników powinno odpowiadać następującym warunkom:
- monitorowanie nie może przyjmować postaci zakazanej przez prawo, np tajnego instalowania kamer w
pomieszczeniach, gdzie pracownik może oczekiwać zachowania swojej prywatności;
- musi istnieć usprawiedliwiony cel - np. ochrona przed napadami na pracowników, wykrycie zachowań szkodzących firmie. Pracodawca powinien być przygotowany na wykazanie tego celu w ewentualnym postępowaniu sądowym;
- podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników;
- pracownicy powinni wiedzieć, jakiej formie kontroli są lub mogą być poddawani. Duże znaczenie mogą tu mieć ogólnodostępne zasady monitoringu. Wskazane jest, aby pracownik przy zawieraniu umowy o pracę lub później podpisywał oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami i akceptuje je.
- spełnienie wymagań określonych w przepisach o ochronie danych osobowych.
Katalog ten dopełnia zakaz dyskryminacji ze względu na płeć, przekonania, narodowość itp.Wskazania w zakresie stosowania monitoringu zawierają między innymi wytyczne Międzynarodowej Organizacji Pracy. Należy mieć na względzie, że wszelkie formy monitorowania pracowników, a więc również monitoring wideo, stanowią przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.). Stąd dane uzyskane poprzez monitoring muszą być w odpowiedni sposób przechowywane przez administratora danych, czyli w tym przypadku przez pracodawcę. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby uzyskiwane za pomocą monitoringu informacje o pracownikach były zabezpieczone przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Pracownicy w zakładzie, w którym będzie wprowadzany system monitorowania, powinni zostać o tym wcześniej uprzedzeni przez pracodawcę. Jednak nie jest wymagana zgoda pracowników na objęcie takim systemem. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne m. in. gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych (czyli pracodawców), a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Zgodnie z poglądami doktryny: „Sama czynność poinformowania może przybrać postać bezpośredniego przekazania pracownikowi stosownych informacji. W nauce prawa wskazuje się również, że obowiązek ten można wykonać przez wprowadzenie odpowiednich postanowień do regulaminu pracy czy umowy o pracę. Jak się jednak wydaje, w tym przypadku przywołać należy pogląd wyrażony w orzecznictwie sądowym w stosunku do zasad wykonywania obowiązków informacyjnych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z którym informacje odnoszące się do zakresu i celu przetwarzania danych osobowych powinny być przekazane bezpośrednio osobie, której dane dotyczą, nie wystarczy natomiast odesłanie w tym zakresie do odrębnego dokumentu (regulaminu). Wydaje się więc, że właściwym działaniem pracodawcy powinno być
przekazanie pracownikowi – ze względów dowodowych najlepiej na piśmie –
informacji o stosowaniu monitoringu, nie zaś odsyłanie w tym zakresie do innych dokumentów’. – „Monitoring pracownika w miejscu pracy a ochrona danych osobowych pracownika.” Paweł Litwiński. (MOPR 2008/ 2). W tym miejscu należy też zwrócić uwagę na wyrok NSA z 21. 11. 2002 roku, w którym stwierdzono, że przetwarzanie danych nie jest zawsze uzależnione od zgody osoby, której dotyczą. Niemniej, biorąc pod uwagę powyższe należy dojść do wniosku, że pracodawca powinien przynajmniej poinformować pracowników o stosowanym przez niego monitoringu wideo.Jak się wydaje, oceniając kwestię dopuszczalności wykorzystania informacji uzyskanych z monitoringu dla potrzeb dowodowych, trzeba wziąć pod uwagę przede wszystkim to, w jakim celu i przy użyciu jakich metod dowody te zostały uzyskane. Jeżeli bowiem monitoring podjęto bez uzasadnienia lub z niechęci do pracownika czy w zamiarze szykanowania go i przy użyciu metod, do których pracodawca nie był uprawniony, dowody przedstawione następnie przeciwko temu pracownikowi powinny zostać w skrajnych sytuacjach uznane za niedopuszczalne.Trzeba jednakże również wspomnieć o wyroku Sądy Najwyższego z 10. 04.1997 r., w którym wyrażono pogląd, iż pracownik, który w sposób ciężki naruszył swoje podstawowe obowiązki (chodziło o wykonywanie pracy w stanie nietrzeźwości), nie może skutecznie powoływać się na proceduralne uchybienia pracodawcy w zakresie wewnętrznego trybu ustalania tego faktu. Dotyczy to także sytuacji, gdy ustalenie takie zostało poczynione także w oparciu o system monitoringu.
Tomasz Parys
aplikant radcowski
Opracowano w oparciu m.in. o:
Opinię: „Monitoring pracownika w miejscu pracy a ochrona danych osobowych pracownika.” - Paweł Litwiński, MOPR 2008/2;
Opinię: „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy.” - Arkadiusz Lach, MOPR 2004/10;
Artykuł Gazety Prawnej z 3 listopada 2005 r (nr 214) „Monitorowanie pracowników”;
