Zmiana przepisów z zakresu prawa pracy w zakresie przechowywania akt pracowniczych.
Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy i innych ustaw wprowadziła od 01-01-2019 roku istotne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawców. I tak:
1. Przy przyjęciu do pracy pracodawca ma prawo żądać od przyszłego pracownika informacji o numerze rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Jednak wypłata wynagrodzenia może być wypłacana dalej do rąk własnych jeżeli pracownik złożył w postaci papierowej lub
elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
2. Wprowadzone zmiany pozwalają pracodawcy prowadzić i przechowywać akta osobowe pracowników w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentacje pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących
uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:
1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż 10 lat;
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania
zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej;.
3. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. przez okres zatrudnienia i 10 lat po zakończeniu pracy);
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania po ustaniu zatrudnienia przez okres 12 miesięcy.
W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:
1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.
Ważne!!!
1. Pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.
2. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.
Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
3. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi, któremu przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje
Państwowe” (Dz. U. z 2017 r. poz. 680 i 1529), dokument potwierdzający uprawnienie do tego ekwiwalentu, określający, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent.
Piotr J. Jóźwiak radca prawny