Obowiązki pracodawcy

 

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Katarzyna Wronka

 

Jednym z obowiązków pracodawcy wobec pracownika jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Obowiązek ten nakłada art. 149 § 1 k.p. Ewidencja jest prowadzona  w celu prawidłowego ustalenia czasu pracy pracownika, a co za tym idzie precyzyjnego określenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, jak np. dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w porze nocnej, dodatki funkcyjne, dodatki zmianowe, dodatki za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych, dodatki za wykonywanie dodatkowych czynności itp.

 

Zasady prowadzenia ewidencji oraz minimalny zakres informacji, jakie powinna ona obejmować są określone przepisami rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286).

 

Zgodnie z § 8 ust. 1 wymienionego rozporządzenia imienna karta ewidencji czasu pracy pracownika powinna umożliwiać rejestrowanie w szczególności:

- liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach roboczych w normalnym czasie pracy według obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy,

- liczby przepracowanych godzin w niedziele i święta z zaznaczeniem sposobu zrekompensowania pracy w tych dniach (inny dzień wolny od pracy),

- liczby przepracowanych godzin w porze nocnej,

- liczby przepracowanych godzin w godzinach nadliczbowych z zaznaczeniem czy praca była wykonywana: w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami wolnymi od pracy (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy ), w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy), w innych dniach,

- liczby godzin nadliczbowych przepracowanych w warunkach przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym,

- dyżurów z zaznaczeniem miejsca ich pełnienia (w domu, w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę) oraz określeniem liczby godzin efektywnie przepracowanych w czasie dyżuru,

- w odniesieniu do pracowników młodocianych: liczby przepracowanych godzin przy pracach, których wykonywanie jest dozwolone w celu przygotowania zawodowego; liczby godzin nauki w szkole podlegających wliczeniu do czasu pracy,

- liczby dni udzielonego urlopu np. wypoczynkowego, dodatkowego, bezpłatnego, tzw. szkoleniowego,

- zwolnień od pracy niezależnie od czasu ich trwania (liczba godzin, liczba pełnych dniówek roboczych),

- innych nieobecności w miejscu pracy, tak usprawiedliwionych, np. podróż służbowa, jak i nieusprawiedliwionych, np. bezzasadne, samowolne opuszczenie miejsca pracy.

 

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia kart ewidencji czasu pracy systematycznie, w sposób ciągły, a ponadto odrębnie dla każdego pracownika. Bez znaczenia jest przy tym fakt, czy pracownik przychodząc do jest obowiązany odnotowywać przybycie podpisem na liście obecności. Każde wyjście pracownika poza miejsce pracy i jego powrót na stanowisko pracy pracodawca jest obowiązany rejestrować w książce wyjść. Nie ma żadnego znaczenia, czy jest to wyjście w celach służbowych czy prywatnych.

Prowadzenie ewidencji wiąże się z kolejnym obowiązkiem, mianowicie rozliczenia czasu pracy pracownika z upływem ustalonego dla niego okresu rozliczeniowego. Rozliczenie takie ma na celu ustalenie przepracowanego czasu w godzinach nadliczbowych.

Na żądanie pracownika – w każdym czasie – pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikowi do wglądu wypełnioną kartę ewidencji czasu pracy. Jeżeli pracownik tego zażąda, pracodawca ma obowiązek wydać mu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię jego karty ewidencji czasu pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia powadzenia ewidencji czasu pracy dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, a także dla pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Brak obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy np. dla pracowników objętych zadaniowym rozkładem czasu pracy wynika ze specyfiki tego systemu i jej organizacji, gdzie wymiar czasu pracy jest zastąpiony wymiarem zadań. Mimo zadaniowości, pracownik korzysta z takich samych praw, jak inni pracownicy, zatrudnieni w innych systemach czasu pracy. Co prawda, dla pracodawcy w tym wypadku nie jest istotne, ile pracownik poświęca czasu na wykonanie powierzonych zadań, ale istotne jest, czy zadania te zostały należycie wykonane, niemniej jednak obowiązuje zasada, że praca nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie na tydzień 40 godz. w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Ewidencja czasu pracy jest wówczas prowadzona w – można powiedzieć – ograniczonym zakresie, bo nie ewidencjonuje się dokładnie godzin pracy w poszczególnych dniach.

 

W karcie ewidencji nie może zabraknąć takich informacji, jak korzystanie przez pracownika z prawa do urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych, niezdolności do pracy z powodu choroby, opieki nad chorym członkiem rodziny. Prawidłowe prowadzenie ewidencji niesie pozytywne skutki dla obydwu stron stosunku pracy, ponieważ w razie sporu co do wypłaty należności za przepracowany czas pracy, karta ewidencji jest najlepszym środkiem dowodowym. W przypadku sporu obowiązek udowodnienia nieprawidłowego wyliczenia liczby godzin, a zatem i kwoty ryczałtu spoczywa na pracowniku. Pracownik może w takim wypadku dochodzić roszczeń albo na drodze polubownego załatwienia sporu, albo na drodze sądowej.