AKTA OSOBOWE PRACOWNIKA

Katarzyna Wronka

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem i akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika. Układ akt i kolejność dokumentów jest określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Akta składają się z trzech części, a dokumenty w każdej z nich są ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Ponadto każda część akt osobowych musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej druków. W części A gromadzone są dokumenty, które złożył pracownik ubiegając się o zatrudnienie. W części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a w trzeciej części – C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Od osób ubiegających się o zatrudnienie pracodawca może żądać złożenia następujących danych (i ewentualnie potwierdzających to dokumentów): imienia i nazwiska oraz imion rodziców, daty urodzenia, adresu, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowej kariery zawodowej. Ponadto od pracownika pracodawca może domagać się podania dodatkowych danych – np. jego innych danych osobowych, numeru PESEL, numeru NIP, imion i nazwisk oraz dat urodzenia się dzieci pracownika (jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika z dodatkowych uprawnień, np. z tzw. opieki). Oprócz tego pracodawca może zażądać przedstawienia świadectw z poprzednich miejsc pracy (świadczonych w danym roku kalendarzowym), dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe (wymagane do wykonywania oferowanej pracy) lub świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania danej pracy i innych dokumentów jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z innych przepisów. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może (ale nie musi) z własnej inicjatywy złożyć inne dokumenty, które uzna za potrzebne lub zasadne, np. dokumentujące inne –niż wymagane – posiadane kwalifikacje, czy przebieg całej kariery zawodowej. Pracodawca może żądać innych dokumentów niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy lub rozporządzenia, ale tylko wówczas, gdy wynika to z odrębnych przepisów.

W części B  akt osobowych pracownika umieszcza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a więc są to:

-        umowa o pracę,

-        pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi u pracodawcy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,

-        oświadczenie o zamiarze (lub braku takiego zamiaru) korzystania z uprawnień związanych z wychowywaniem małego dziecka,

-        dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się,

-        związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

-        oświadczenia w zakresie wypowiedzeń zmieniających,

-        dokumenty o przyznaniu nagród lub wyróżnień, a także informacje o wymierzeniu kary porządkowej,

-        dotyczące udzielania urlopu wychowawczego lub bezpłatnego,

-        dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy – zgodnie z art. 186⁷ k.p.,

-        orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi,

-        umowa o zakazie konkurencji – jeżeli została zawarta w okresie pozostawania w stosunku pracy,

-        wnioski pracownika dotyczące ustalenia dla niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania skróconego tygodnia pracy, zastosowania wobec niego systemu pracy weekendowej,

-        wniosek pracownika o poinformowania inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników w porze nocnej oraz kopię informacji pracodawcy w tej sprawie,

-        korespondencję z reprezentującą pracownika organizacją związkową,

-        kopię zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który był uprzednio bezrobotnym,

-        informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Trzecia część akt osobowych pracownika zawiera dokumenty związane z jego odejściem z firmy. Będzie to zatem oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, kopia świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z przeprowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Warto pamiętać, że pracownik ma prawo wglądu do swoich akt, może także żądać usunięcia nieprawdziwych dokumentów lub zmiany niektórych danych (np. jeżeli w trakcie zatrudnienia uległ zmianie jego adres). Pracownicy nie mają obowiązku dostarczać zawsze oryginałów dokumentów. Wystarczy złożenie odpisu lub kopii odpowiednich dokumentów. W tym zakresie pracodawca może zażądać jedynie przedłożenia, okazania oryginału dokumentu w celu np. sporządzenia odpisu.