OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKA

Katarzyna Wronka

 

Od prawie roku pracodawcy mogą żądać od pracowników podawania istotnych danych osobistych. Jest to konsekwencja zapisu, jaki pojawił się w Kodeksie pracy na podstawie ubiegłorocznej nowelizacji. Należy jednak pamiętać, że „ciekawość” pracodawcy jest stricte ograniczona przepisami prawnymi i nie może wykraczać poza informacje niezbędne z punktu widzenia kadr lub potrzeb zakładu pracy. Początkowo przepis ten budził wiele kontrowersji, ale można w nim zauważyć pewne pozytywne dla pracownika cechy. Chyba bezspornym jest, że pracodawca chce znać poziom wykształcenia czy uprawnienia pracowników. A z punktu widzenia prawidłowości wyliczania wynagrodzenia, w interesie pracownika leży wskazanie dotychczasowego przebiegu zatrudnienia.

 

Analizując przepisy Kodeksu pracy, można zauważyć, że pracodawca ma prawo tylko do niektórych danych pracownika. Może ich żądać również od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Są to dane obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca ma prawo także żądać od pracownika podania innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca może żądać podania numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Żądanie przez pracodawcę wszelkich innych danych jest zasadne tylko wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Oznacza to, iż pracodawca nie ma prawa żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, ani od pracownika przedłożenia oświadczeń lub dokumentów, jeżeli odrębne przepisy nie nakładają takiego obowiązku jako podstawy nawiązania stosunku pracy, a więc nie może żądać np. zaświadczeń o niekaralności, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują tego przy zatrudnieniu na danym stanowisku.

 

Pracownik, lub kandydat do pracy udostępnia pracodawcy swoje dane osobowych w formie oświadczenia. Co do zasady pracownik nie jest zobowiązany ich udokumentować, ale pracodawca ma prawo tego zażądać. Dotyczy to zwłaszcza posiadanych uprawnień, czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Nie trzeba chyba pisać, że pracownik ma obowiązek podać dane, które zgodne są z prawdą.

 

W zasadzie dane osobiste, które ma prawo znać pracodawca powinny zamykać się w dwóch kwestionariuszach, jakie wypełnia pracownik lub kandydat do pracy. Są to: kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusza dla pracownika. Niektóre jednak uprawnienia pracownicze mogą wiązać się z koniecznością przedłożenia pracodawcy innych dokumentów. Jeżeli pracownik zamierza korzystać z odpłatnego zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni w roku w celu opieki nad dzieckiem, powinien złożyć stosowne oświadczenie, dokumentując wiek dziecka. W interesie pracownika leży także informacja o wieku dzieci, aby świadomy tego pracodawca nie zatrudnił takiego pracownika w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych bez jego zgody.