Obowiązki pracodawcy: akta osobowe pracownika

Łukasz Czarniecki

 

Jednym z obowiązków pracodawcy, wynikającym z przepisów Kodeksu pracy – a konkretnie art. 94 pkt. 9a, jest obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dokładnie to zagadnienie jest regulowane przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Dokumentację pracowniczą mają obowiązek prowadzić wszyscy pracodawcy, także osoby fizyczne zatrudniające pracowników. Odrębna dokumentacja jest prowadzona dla każdego pracownika, który zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Jeżeli podstawą wykonywania pracy jest umowa o pracę nakładczą lub umowy cywilnoprawne (umowa zlecenia lub umowa o dzieło) wówczas nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych. Niestety z punktu widzenia osoby świadczącej pracę jest to niekorzystne, ponieważ w razie sporu utrudnia udokumentowanie stanowisk stron.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji i akt osobowych pracownika wyraża się poprzez zgromadzenie potrzebnych dokumentów, zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem lub zniszczeniem a także dostępem osób niepożądanych. Ponadto pracodawca powinien na bieżąco, w trakcie zatrudnienia, aktualizować zawarte w aktach dane. Aktualizacja polega na kompletowaniu wszystkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia, ale także istnieje obowiązek usuwania niektórych danych – np. po roku nienagannej pracy usuwa się z akt informację o ukaraniu pracownika karą dyscyplinarną.

Pracodawca ma ponadto obowiązek zachowania treści akt w tajemnicy, a dane zawarte w dokumentach podlegają ochronie prawnej przewidzianej ustawą o ochronie danych osobowych. Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych lub ze swojej funkcji uprawnionych do wglądu w dokumentację pracowniczą, jak np. sądów, inspektorów PIP, społecznych inspektorów pracy, pracowników urzędów pracy, pracowników ZUS – o ile są oni uprawnieni do wglądu w akta z racji wykonywanych obowiązków służbowych.

Przez cały czas pozostawania w zatrudnieniu pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych oraz dotyczącej go dokumentacji, a pracodawca nie może odmówić skorzystania z tego prawa. W razie uniemożliwienia pracownikowi wglądu do swoich akt osobowych, może on powiadomić Państwową Inspekcję Pracy składając skargę lub wystąpić do sądu pracy.

Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy grożą sankcje karne. A za udostępnienie tych akt osobie trzeciej bez zgody pracownika pracodawca może ponieść również odpowiedzialność cywilną. Z punktu widzenia prawa pracy, zaniedbania pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji i akt osobowych pracownika stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 281 pkt. 6 Kodeksu pracy, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych podlega karze grzywny.

W razie przejęcia pracowników na podstawie art. 23 ¹ k.p. (czyli przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę) dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazania dokumentacji związanej z zatrudnieniem i akt osobowych pracownika nowemu pracodawcy. Niestety, przepisy prawa nie regulują kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu stosunku pracy. Najczęściej pracodawcy przechowują dokumentację przez pewien okres czasu, a po jego upływie przekazują akta do odpowiednich archiwów.