Podróż służbowa poza granice kraju

Justyna Jędrocha

 

Pracodawca może wydać pracownikowi polecenie odbycia podróży służbowej poza granice kraju. Pracodawca, w porozumieniu ze związkami zawodowymi, określa w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy warunki wypłacania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej. Jeśli tego nie uczyni, wiążące są dla niego przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002r.). Przepisy w/w rozporządzenia przyznają pracownikowi diety, zwrot kosztów przejazdu i dojazdu, noclegów i innych uzasadnionych wydatków.

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

-lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

-lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

-morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Wybór środka lokomocji zależy od pracodawcy. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na korzystanie z prywatnego samochodu pracownika. W takim przypadku pracownikowi za przejazd przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

- 0,4894 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³,

- 0,7846 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³.

W sytuacji, gdy pracownik podróżuje innym środkiem transportu, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli:

-pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);

-strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;

-pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia oraz inne drobne wydatki i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Dietę oblicza się w następujący sposób: za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety;

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

-śniadanie - 15% diety;

-obiad - 30% diety;

-kolację - 30% diety;

-inne wydatki - 25% diety.

Dieta nie przysługuje jeśli pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do w/w rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, w wysokości przekraczającej określony limit. Gdy pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% ustalonego limitu.

Zwrot kosztów za nocleg nie przysługuje pracownikowi, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

W sytuacji gdy pracownik w czasie podróży służbowej poza granicami kraju, zachoruje i wymaga hospitalizacji, to za każdy dzień przebywania w szpitalu przysługuje mu 25% diety oraz zwrot udokumentowanych kosztów leczenia.

Pracownik udający się w zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wydatki objęte ryczałtem nie muszą być udokumentowane.

Pracownik powinien rozliczyć się z pracodawcą w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu określona w załączniku do rozporządzenia w przykładowo wybranych państwach UE:

-Belgia:45 € - dieta za dobę, 160 € - limit na nocleg;

-Wielka Brytania:32 £ - dieta za dobę, 140 £ - limit na nocleg;

-Francja:45 € - dieta za dobę,120€ - limit na nocleg;

-Litwa:33 € - dieta za dobę, 80 € - limit na nocleg.