Podróż służbowa

Justyna Jędrocha

 

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (art.77 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może delegować poza stałe miejsce pracy pracownic w ciąży oraz pracownic i pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4, chyba że uzyska ich zgodę.

Polecenie podróży służbowej, powinno mieć formę pisemną (dla celów dowodowych) i określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, miejsce i cel oraz czas trwania podróży, jak również środek lokomocji, jakim pracownik ma podróżować.

W przypadku niektórych zawodów takich jak np. przedstawiciele handlowi miejsce pracy może mieć charakter zmienny. Dla takiego pracownika podróżą służbową będzie polecenie wykonania zadania poza obszarem ustalonym jako miejsce wykonywania pracy.

Gdy miejsce stałej pracy nie jest związane z siedzibą pracodawcy powinno być wyraźnie określone w umowie o pracę.

Kwestię delegacji służbowych regulują:

1.rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002 r.);

2. rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002 r.).

Przepisy tych aktów mają także zastosowanie do pracowników, w stosunku do których nie uregulowano odmiennie tych kwestii w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Warto przypomnieć, że przepisy zakładowe nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej niższej niż przewidziana w przepisach powszechnie obowiązujących, natomiast pracodawca może rozszerzyć należności określone w przepisach dotyczących pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników może uregulować kwestie związane z podróżami służbowymi w umowach o pracę.

Jeżeli pracodawca nie ureguluje zagadnień związanych ze zwrotem pracownikom kosztów podróży wiążące są dla niego przepisy powszechnie obowiązujące.

Przepisy w/w rozporządzeń ustalają w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży służbowej, a także warunki zwrotów kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków związanych z podróżą służbową.

Wybór środka lokomocji zależy od pracodawcy. Gdy pracownik chce podróżować własnym samochodem musi uzyskać zgodę pracodawcy. Pracodawca nie może wymagać od pracownika korzystania z własnego samochodu w celach służbowych.

Zwrot kosztów przejazdu do miejsca oddelegowania może nastąpić jako:

1. ryczałt za 1 kilometr przebiegu, nie więcej niż:

- 0,4894 zł – samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³,

- 0,7846 zł - samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³,

- 0,2161 zł – motocykl;

2. zwrot faktycznie poniesionych wydatków za przejazd środkami transportu publicznego; zwrot kosztów następuje na podstawie biletu, za który zapłacił pracownik.

Miejscem rozpoczęcia podróży może być miejsce pracy lub miejsce, w którym pracownik mieszka lub przebywa. Inne konieczne wydatki związane z opłatami parkingowymi, czy za przejazd autostradą również powinny podlegać zwrotowi. Niecelowe wydatki nie obciążają pracodawcy.

Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów poniesionych na przejazdy komunikacją miejską w miejscowości, do której został delegowany. Pracownik jest zobowiązany udokumentować powyższe wydatki biletami lub rachunkami za korzystanie z taksówek, jeśli wnioskuje o zwrot kosztów w pełnej wysokości. Pracodawca może dokonać zwrotu w formie ryczałtowej wypłacając 20% diety za każda rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Podobnie wydatki związane z noclegiem mogą być zwracane pracownikowi w pełnej wysokości wynikającej z przedłożonych rachunków, albo w formie ryczałtowej stanowiącej 150% diety.

Należności z tytułu diet ustala się za czas rozpoczęcia podróży służbowej, do chwili powrotu, a ich wysokość uzależniona jest od czasu w jakim pracownik pozostaje w podróży służbowej. I tak:

- podróż trwająca krócej niż dobę – od 8h do 12h – pół diety, powyżej 12h – pełna wysokość diety,

- podróż trwająca dłużej niż dobę – za każdą dobę – pełna wysokość diety,

- za każdą niepełną, ale rozpoczęta dobę – do 8h – pół diety, ponad 8h – dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie.

W czasie podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy i za ten dzień dieta się nie należy.

Od 1 stycznia 2007 r. obowiązują nowe ryczałty i diety za podróże służbowe w kraju, które odpowiednio wynoszą:

- 23,00 zł – dieta;

- 34,50 zł – ryczałt za nocleg;

- 4,60 zł – ryczałt na dojazd.

Pracownik jest zobowiązany rozliczyć koszty podróży w terminie 14 dni od jej zakończenia, a do rozliczenia załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. W przypadku, gdy uzyskanie rachunku jest niemożliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynie braku jego udokumentowania. Wydatki objęte ryczałtem nie muszą być udokumentowane.

Na wniosek pracownika pracodawca jest zobowiązany wypłacić zaliczkę na poczet kosztów podróży służbowej.